Що таке табель обліку робочого часу і для чого він потрібен

Табель обліку робочого часу — документ, в якому фіксується кількість відпрацьованих годин співробітниками, відповідно до чого, їм буде виплачена зарплата. Це допомагає раціонально контролювати компаніям свій фонд. Функцій у табеля багато, розглянемо їх детальніше.

Що таке графік трудового дня? Це чіткий розподіл робочого часу співробітників: у скільки вони приходять, коли обід, чи передбачені невеликі перерви, коли робочий день закінчується. Такий регламент необхідний для створення трудової дисципліни, що важливо для підвищення продуктивності роботи компанії в цілому.

Але як скласти графік трудового місяця? Як проконтролювати точну кількість відпрацьованих годин кожним із співробітників і справедливо видати їм зарплату? Наприклад, якийсь слюсар Вася прогуляв два дні, і три дні відпрошувався з роботи раніше на кілька годин. При цьому, торговий представник весь час в роз’їздах, як вирахувати коефіцієнт його продуктивності? А директору як зарплату видавати? Для цього законодавство передбачило таку річ, як «Табель обліку робочого часу».

Отже, з використанням такого «Табеля», роботодавець може вести точний облік фактично відпрацьованих днів і навіть годин. В табель вносять не тільки вищезгадану інформацію, але також і дні відпустки (як оплачуваної, так і неоплачуваної), дні тимчасової непрацездатності (через хворобу, особисті проблеми). Згідно з табелем розраховують заробітну плату співробітникам і контролюють дотримання ними встановленого режиму на конкретному об’єкті.

Що таке табель обліку робочого часу

Табель — бланк-календар, який складається зі списку співробітників і вільних осередків для внесення туди актуальної інформації щодо трудової активності цих працівників (кількість відпрацьованих годин в день, а також днів у місяці).

Найчастіше, цей список обмежений тільки співробітниками одного цеху або відділу, структурного підрозділу компанії. Ця необхідність виникає в тому випадку, коли співробітників на підприємстві дуже багато.

В даний документ вносять всіх співробітників, які працюють і на постійній, і на тимчасовій основі. Це здійснюється з моменту підписання начальством наказу про прийняття на роботу нового співробітника. Кожному з працівників присвоюється індивідуальний номер (до виходу на першу зміну). Після звільнення, працівника прибирають зі списку, а його номер не може бути присвоєний іншій людині протягом трьох років.

Зразок табеля обліку розроблений державою. На даний момент актуальною є типова форма № П-5, але вона носить більш рекомендаційний характер, ніж обов’язковий. Кожен роботодавець має право адаптувати документ під специфіку компанії.

Для чого потрібен табель обліку

Головним чином, табель покликаний регулювати регламент (режим) роботи на підприємстві і спростити ведення обліку робочого часу співробітників. Згідно з даними, які записані в табелі, бухгалтерія нараховує зарплату кожному співробітнику.

Варто відзначити, що табель створений не тільки для захисту інтересів роботодавця. Перш за все, він виступає гарантом того, що тривалість роботи працівників не перевищує норму, передбачену ч.1 ст. 50 КЗпП — 40 годин на тиждень, а переробки (оплата понаднормових) оцінюється відповідно до КЗпП. Також сюди входить регулювання мінімальної тривалості відпочинку співробітників, надання їм відпустки, вихідних і святкових.

Приклад користі табеля для працівника: наявність вечірніх або нічних змін повинно оплачуватися вище звичайного. За рахунок ведення табеля, співробітникові не потрібно в кінці місяця доводити роботодавцю наявність таких змін. Все вже вписано в документ.

Іноді, на підставі даних, отриманих з табеля, фахівці компанії створюють графіки, які покликані графічно відобразити результативність діяльності співробітників.

Більш розвинені компанії ведуть електронний облік (табель), і дозволяють своїм співробітникам в режимі онлайн подивитися свої досягнення і косяки (в будь-який час і безкоштовно).

Крім того, табель вкрай потрібен тим співробітникам, які мають справу з шкідливими і важкими умовами праці, так як для них передбачений скорочений робочий тиждень (наприклад, згідно зі ст. 51 КЗпП, 36 годин). Перелік таких умов був затверджений постановою Кабміну від 21.02.2001 №163, при цьому, порядок його застосування передбачено наказом Міністерства праці та соцполітики України від 23.03.2001 №122.

Скорочення робочого дня також передбачено (ч.3 ст.51 КЗпП) для ряду конкретних категорій працівників, наприклад, вчителів, лікарів і т.д. Таке введення було обумовлено тим, що результати їх праці не мають реалізації у фізичному вимірі.

Чи потрібен табель обліку робочого часу для тих, хто отримує зарплату за конкретну виконану роботу, а не за час її виконання? Під таку категорію в основному потрапляють стоматологи, будівельники, слюсарі та ін. Для таких працівників передбачено інший документ, який регулює зарплату і регламентує робочий день — наряд на відрядну роботу. Він виписується на конкретного співробітника або бригаду на одну зміну або більш значний період, в залежності від певного завдання.

Типова форма табеля

Завантажити бланк табеля обліку робочого часу можна на державному сайті zakon.rada.gov.ua. Це достовірне державне джерело, де немає жодних сторонніх правок. Також передбачена окрема сторінка «Щодо заповнення табеля обліку використання робочого часу», де вноситься пояснювальна інформація.

Форма (зразок) табеля не відноситься до «суворої звітності», тому вносити правки в структуру даного документа можна. Це тільки орієнтовний (рекомендаційний) бланк (згідно з наказом №489), який може бути доповнений низкою пунктів, наприклад:

• причина прогулу (неявки на роботу);
• простій роботи (чим обумовлена затримка);
• спеціальні відпускні;
• додаткові зміни і т.д.

Як приблизно виглядає табель обліку робочого часу:

Розрахунок норми тривалості робочого часу

Розрахунок робочого часу в табелі обліку відбувається на підставі норм, встановлених на конкретному об’єкті (кількість робочих годин на місяць, особливості праці, трудовий графік і т.д.). Наприклад, якщо норма по робочим годинам на тиждень дорівнює 40, але змін лише 4, то робочий день триватиме 10 годин.

Якщо ж працівник трудиться добу через три, то у нього виходить близько 7 трудових днів на місяць, таким чином, при місячній нормі в 160 годин, тривалість кожного робочого дня може становити близько 23 годин на добу. У тому випадку, якщо норми передбачають 10 годин на добу, зарплата розраховується щодо відпрацьованих годин. Наприклад:

• 160 робочих годин = ставка = 7000 гривень;
• 7 змін по 10 годин = 70 годин;
• 1 робоча година коштує — 7000/160 = 43,75 гривень;
• ставка на запропонованих умовах = 70х43,75 = 3062,5 гривень (зарплата працівника, у якого 7 змін в місяць по 10 годин кожна).

Всього існує три основні варіанти графіка:

• по днях (обсяг робочих годин у зміні);
• по тижнях (враховується тижнева норма);
• підсумований (облік проводиться відповідно до більш тривалого періоду, наприклад, до уваги береться місячна норма).

Які фактори враховуються при розрахунку:

• тип робочого тижня (п’ятиденка, шестиденка і т.д.);
• щоденний графік (особливо в тих випадках, якщо графік «плаваючий» і робочі дні можуть відрізнятися між собою за кількістю робочих годин);
• час початку і закінчення зміни (з урахуванням перерви);
• вихідні дні, з урахуванням їх черговості;
• святкові дні (деякі підприємства не дають працівникам повноцінний відгул, а «розкидають» прогуляні години на тиждень, наприклад, по 1,5 години на день).

Всі дані значення складають фонд робочого часу.

Хто повинен вести табель обліку на підприємстві

Досить актуальне питання, через яке постійно ведуться суперечки між бухгалтерськими відділами та кадровими департаментами (HR). Дані з табеля беруть і ті і інші, але заповнювати його не хоче ніхто.

Бухгалтера використовують інформацію з графіка для розрахунку авансів і заробітної плати, компенсацій, переробок, лікарняних і т.д. Представники HR відділу — для складання таблиці відпусток, підрахунку виділених на це днів.

Переважна більшість підприємств доручає виконувати цю функцію тим, хто безпосередньо працює з народом, а не з цифрами, тобто кадровим департаментам. Варто відзначити, що це не тільки обов’язок, а й певні повноваження, згідно з якими, виконавці можуть вимагати від глав відділів та відповідальних служб своєчасно надавати достовірну інформацію про зайнятість працівників і дотриманні регламенту на об’єкті.

Не секрет, що великі компанії створюють спеціальні відділи і відповідні посади для ведення табеля обліку, контролю над порядком на підприємстві, над дотриманням трудової дисципліни, норм і вимог керівництва.

Умовні позначення, які використовуються в табелі обліку

Існує спрощений спосіб введення актуальних даних в табель — умовні позначення. Як і раніше, в 2019 році поєднуються цифрові і буквені символи, змін в «стандартних» скороченнях не відбулося. Наведемо приклад декількох таких позначень:

• 01р — години, які передбачені складеним трудовим договором;
• 05НУ — понаднормові години роботи.
• 07ВД — позначення відрядження;
• 17ДД — відпустка по догляду за дитиною (закон діє до досягнення дитиною 6-ти річного віку);
• 24пр — прогули, і т.д.

У 2019 році, великими компаніями, все частіше складаються електронні табелі, які покликані значно спростити і прискорити процес ведення звітності, і залишити паперову тяганину далеко в минулому.

Чи можуть не привласнити табельний номер і що таке «1С»

У тому випадку, якщо зарплата нараховується працівникам за допомогою спеціальної програми «1С», табельні номери працівникам не потрібні. Це обумовлено тим, що робот автоматично переводить конкретну суму (плату) в банк, для чого використовує не табельний номер, а індикаційний код працівника. Наприклад, якщо до працівника немає будь-яких претензій, йому щомісяця в певних числах надходить зарплата на рахунок (частіше для виплат використовують ПриватБанк).

Програма «1С» не замінює табелі, а доповнює їх, спрощуючи процес видачі ЗП. Наприклад, якщо співробітник виходить на роботу «доба через три» (або в будь-якому іншому порядку), у нього є місячна ставка, передбачена трудовим договором, то його кожен трудовий день (і навіть годину) можна оцінити в грошовому еквіваленті. Якщо він прогуляв 1 день в місяць (вираховується згідно з табелем), бухгалтер вносить дану поправку в «1С», і такому трудязі приходить ЗП нижче звичайної. Всі ці нюанси передбачаються трудовим договором.

Приклад: співробітник відпрацював 20 днів, і при цьому, прогуляв 1, при місячній ставці 7000 гривень. 7000/20 = 350 грн. (отримує співробітник за 1 робочий день). Так, 7000-350 = 6650 грн. (прийде зарплата такому співробітнику, якщо той, звичайно, не відпрацює прогуляний день).

Варто врахувати: деякі підприємства застосовують санкції до прогульників, відповідно, мінус з ЗП може бути більшим. Такі санкції повинні в обов’язковому порядку прописуватися в трудовому договорі. Якщо таких санкцій не передбачено, працівник має право подати до суду на компанію і повернути зароблені гроші.

Короткий висновок

Україна не відрізняється стабільними і «порядними» компаніями, які без перебоїв оплачують роботу своїм співробітникам. Також і для співробітників поняття «норма» є чомусь аж лихослів’ям. Таким чином, табелювання — чи не єдиний спосіб врегулювати ці складні відносини, тим більше що це обов’язкова вимога з боку держави для більшості компаній.

Сам табель — таблиця збереження даних про трудові години працівників. Тут вказуються відрядження, прогули, відпускні тощо Для кожного такого пункту використовують конкретне позначення. Практично всім працівникам присвоюється індивідуальний номер, іноді навіть два.

За заповнення табеля, найчастіше, відповідає кадровий орган компанії. В Україні також популярно створювати окрему структуру в компанії, яка займається веденням табеля. Такі структури ретельніше підходять до виконання даного завдання: вираховують до хвилини робочий час, створюють спеціальні картки-посвідчення, за якими співробітник приходить і йде з роботи, і т.д.

Існує єдиний шаблон табеля, в структуру якого компанія може вносити правки. Для ведення такого табеля, деякі компанії створюють паперові бланки, інші користуються електронними версіями.