Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен

Табель учета рабочего времени — документ, в котором фиксируется количество отработанных часов сотрудниками, в соответствии с чем, им будет выплачена зарплата. Это помогает рационально контролировать компаниям свой фонд. Функций у табеля много, рассмотрим их детальнее.

Что такое график трудового дня? Это четкое распределение рабочего времени сотрудников: во сколько они приходят, когда обед, предусмотрены ли небольшие перерывы, когда рабочий день заканчивается. Такой регламент необходим для создания трудовой дисциплины, что немаловажно для повышения продуктивности работы компании в целом.

Но как составить график трудового месяца? Как проконтролировать точное количество отработанных часов каждым из сотрудников и справедливо выдать им зарплату? Например, некий слесарь Вася прогулял два дня, и три дня отпрашивался с работы раньше на несколько часов. При этом, торговый представитель все время в разъездах, как высчитать коэффициент его продуктивности? А директору как зарплату выдавать? Для этого законодательство предусмотрело такую вещь, как «Табель учета рабочего времени».

Следовательно, с использованием такого «Табеля», работодатель может вести точный учет фактически отработанных дней и даже часов. В табель вносят не только вышеупомянутую информацию, но также и дни отпуска (как оплачиваемого, так и неоплачиваемого), дни временной нетрудоспособности (по причине болезни, личных проблем). Согласно табелю рассчитывают заработную плату сотрудникам и контролируют соблюдение ими установленного режима на конкретном объекте.

Что такое табель учета рабочего времени

Табель — бланк-календарь, который состоит из списка сотрудников и свободных ячеек для внесения туда актуальной информации относительно трудовой активности этих работников (количество отработанных часов в день, а также дней в месяце).

Чаще всего, этот список ограничен только сотрудниками одного цеха или отдела, структурного подразделения компании. Эта необходимость возникает в том случае, когда сотрудников на предприятии очень много.

В данный документ вносят всех сотрудников, которые работают и на постоянной, и на временной основе. Это осуществляется с момента подписания начальством приказа о принятии на работу нового сотрудника. Каждому из работников присваивается индивидуальный номер (до выхода на первую смену). После увольнения, работника убирают из списка, а его номер не может быть присвоен другому человеку на протяжении трех лет.

Образец табеля учета разработан государством. На данный момент актуальной является типовая форма № П-5, но она носит более рекомендательный характер, нежели обязательный. Каждый работодатель вправе адаптировать документ под специфику компании.

Для чего нужен табель учета

Главным образом, табель призван регулировать регламент (режим) работы на предприятии и упростить ведение учета рабочего времени сотрудников. Согласно данным, которые записаны в табеле, бухгалтерия начисляет зарплату каждому сотруднику.

Стоит отметить, что табель создан не только для защиты интересов работодателя. Прежде всего, он выступает гарантом того, что продолжительность работы сотрудников не превышает норму, предусмотренную ч.1 ст. 50 КЗоТ — 40 часов в неделю, а переработки (оплата сверхурочных) оценивается в соответствии с КЗоТ. Также сюда входит регулирование минимальной продолжительности отдыха сотрудников, предоставления им отпуска, выходных и праздничных.

Пример пользы табеля для работника: наличие вечерних или ночных смен должно оплачиваться выше обычного. За счет ведения табеля, сотруднику не нужно в конце месяца доказывать работодателю наличие таких смен. Все уже вписано в документ.

Иногда, на основании данных, полученных с табеля, специалисты компании создают графики, которые призваны графически отобразить результативность деятельности сотрудников.

Более развитые компании ведут электронный учет (табель), и позволяют своим сотрудникам в режиме онлайн посмотреть свои достижения и косяки (в любое время и бесплатно).

Кроме того, табель крайне нужен тем сотрудникам, которые имеют дело с вредными и тяжелыми условиями труда, так как для них предусмотрена сокращенная рабочая неделя (например, согласно со ст. 51 КЗоТ, 36 часов). Перечень таких условий был утвержден постановлением Кабмина от 21.02.2001 №163, при этом, порядок его применения предусмотрен приказом Министерства труда и соцполитики Украины от 23.03.2001 №122.

Сокращение рабочего дня также предусмотрено (ч.3 ст.51 КЗоТ) для ряда конкретных категорий работников, например, учителей, врачей и т.д. Такое введение было обусловлено тем, что результаты их труда не имеют реализации в физическом измерении.

Нужен ли табель учета рабочего времени для тех, кто получает зарплату за конкретную выполненную работу, а не за время ее выполнения? Под такую категорию в основном попадают стоматологи, строители, слесари и др. Для таких работников предусмотрен другой документ, который регулирует зарплату и регламентирует рабочий день — наряд на сдельную работу. Он выписывается на конкретного сотрудника или бригаду на одну смену или более внушительный период, в зависимости от определенной задачи.

Типовая форма табеля

Скачать бланк табеля учета рабочего времени можно на государственном сайте zakon.rada.gov.ua. Это достоверный государственный источник, где нет каких либо сторонних правок. Также предусмотрена отдельная страница «Относительно заполнения табеля учета использования рабочего времени», где вносится пояснительная информация.

Форма (образец) табеля не относится к «строгой отчетности», поэтому вносить правки в структуру данного документа можно. Это только ориентировочный (рекомендационный) бланк (согласно приказу №489), который может быть дополнен рядом пунктов, например:

• причина прогула (неявки на работу);
• простой работы (чем обусловлена задержка);
• специальные отпускные;
• дополнительные смены и т.д.

Как примерно выглядит табель учета рабочего времени:

Расчет нормы продолжительности рабочего времени

Расчет рабочего времени в табеле учета происходит на основании норм, установленных на конкретном объекте (количество рабочих часов в месяц, особенности труда, трудовой график и т.д.). Например, если норма по рабочим часам в неделю равна 40, но смен лишь 4, то рабочий день будет длиться 10 часов.

Если же работник трудится сутки через трое, то у него получается около 7 трудовых дней в месяц, таким образом, при месячной норме в 160 часов, продолжительность каждого рабочего дня может составлять около 23 часов в сутки. В том случае, если нормы предусматривают 10 часов в сутки, зарплата рассчитывается относительно отработанных часов. Например:

• 160 рабочих часов = ставка = 7000 гривен;
• 7 смен по 10 часов = 70 часов;
• 1 рабочий час стоит — 7000/160=43,75 гривен;
• ставка на предложенных условиях = 70х43,75=3062,5 гривен (зарплата работника, у которого 7 смен в месяц по 10 часов каждая).

Всего существует три основных варианта графика:

• по дням (объем рабочих часов в смене);
• по неделям (учитывается недельная норма);
• суммированный (учет проводится согласно более длительному периоду, например, к вниманию берется месячная норма).

Какие факторы учитываются при расчете:

• тип рабочей недели (пятидневка, шестидневка и т.д.);
• ежедневный график (особенно в тех случаях, если график «плавающий» и рабочие дни могут отличаться между собой по количеству рабочих часов);
• время начала и окончания смены (с учетом перерыва);
• выходные дни, с учетом их очередности;
• праздничные дни (некоторые предприятия не дают работникам полноценный отгул, а «раскидывают» прогулянные часы на неделю, например, по 1,5 часа на день).

Все данные значения составляют фонд рабочего времени.

Кто должен вести табель учета на предприятии

Достаточно актуальный вопрос, из-за которого постоянно ведутся споры между бухгалтерскими отделами и кадровыми департаментами (HR). Данные с табеля берут и те и другие, но заполнять его не хочет никто.

Бухгалтера используют информацию с графика для расчета авансов и заработной платы, компенсаций, переработок, больничных и т.д. Представители HR отдела — для составления таблицы отпусков, подсчета выделенных на этого дней.

Подавляющее большинство предприятий поручает выполнять данную функцию тем, кто непосредственно работает с народом, а не с цифрами, то есть кадровым департаментам. Стоит отметить, что это не только обязанность, но и определенные полномочия, в силу которых, исполнители могут требовать от глав отделов и ответственных служб своевременно предоставлять достоверную информацию о занятости работников и соблюдении регламента на объекте.

Не секрет, что крупные компании создают специальные отделы и соответственные должности для ведения табеля учета, контроля над порядком на предприятии, над соблюдением трудовой дисциплины, норм и требований руководства.

Условные обозначения, которые используются в табеле учета

Существует упрощенный способ введения актуальных данных в табель — условные обозначения. Как и раньше, в 2019 году сочетаются цифровые и буквенные символы, изменений в «стандартных» сокращениях не произошло. Приведем пример нескольких таких обозначений:

• 01Р — часы, которые предусмотрены составленным трудовым договором;
• 05НУ — сверхурочные часы работы.
• 07ВД — обозначение командировочного периода;
• 17ДД — отпуск по уходу за ребенком (закон действует до достижения чадом 6-ти летнего возраста);
• 24ПР — прогулы, и т.д.

В 2019 году, крупными компаниями, все чаще составляются электронные табеля, которые призваны значительно упростить и ускорить процесс ведения отчетности, и оставить бумажную волокиту далеко в прошлом.

Могут ли не присвоить табельный номер и что такое «1С»

В том случае, если зарплата начисляется сотрудникам при помощи специальной программы «1С», табельные номера работникам не нужны. Это обусловлено тем, что робот автоматически переводит конкретную сумму (плату) в банк, для чего использует не табельный номер, а индикационный код работника. Например, если к сотруднику нет каких-либо претензий, ему ежемесячно в определенных числах поступает зарплата на счет (чаще для выплат используют ПриватБанк).

Программа «1С» не заменяет табели, а дополняет их, упрощая процесс выдачи ЗП. Например, если сотрудник выходит на работу сутки через трое (или в любом другом порядке), у него есть месячная ставка, предусмотренная трудовым договором, то его каждый трудовой день (и даже час) можно оценить в денежном эквиваленте. Если он прогулял 1 день в месяц (высчитывается согласно табелю), бухгалтер вносит данную поправку в «1С», и такому трудяге приходит ЗП ниже обычной. Все эти нюансы предусматриваются трудовым договором.

Пример: сотрудник отработал 20 дней, и при этом, прогулял 1, при месячной ставке 7000 гривен. 7000/20=350 грн. (получает сотрудник за 1 рабочий день). Так, 7000-350=6650 грн. (придет зарплата такому сотруднику, если тот, конечно, не отработает прогулянный день).

Стоит учесть: некоторые предприятия применяют санкции к прогульщикам, соответственно, минус с ЗП может быть больше. Такие санкции должны в обязательном порядке прописываться в трудовом договоре. Если таких санкций не предусмотрено, работник вправе подать в суд на компанию и вернуть заработанные деньги.

Небольшой вывод

Украина не отличается стабильными и «порядочными» компаниями, которые без перебоев оплачивают работу своим сотрудникам. Также и для сотрудников понятие «норма» является чуть-ли не сквернословием. Таким образом, табелирование — чуть ли не единственный способ урегулировать эти сложные отношения, тем более что это обязательное требование со стороны государства для большинства компаний.

Сам табель — таблица сохранения данных о трудовых часах работников. Здесь указываются командировки, прогулы, отпускные и т.д. Для каждого такого пункта используют конкретное обозначение. Практически всем работникам присваивается индивидуальный номер, иногда даже два.

За заполнение табеля, чаще всего, отвечает кадровый орган компании. В Украине также популярно создавать отдельную структуру в компании, которая занимается ведением табеля. Такие структуры более тщательно подходят к выполнению данной задачи: высчитывают до минуты рабочее время, создают специальные карточки-удостоверения, по которым сотрудник приходит и уходит с работы, и т.д.

Существует единый шаблон табеля, в структуру которого компания может вносить правки. Для ведения такого табеля, некоторые компании создают бумажные бланки, другие пользуются электронными версиями.